A home office rendszerben történő munkavégzés egyre inkább népszerű az egész világon. Természetesen nem minden munkát lehet távolról végezni, de számos szolgáltatás, szervezés, adminisztráció, tervezés és kontrolling is nyugodtan végezhető home officeból. Mára ez a típusú munkavégzés egyre több lehetőséget teremt és egyre több problémára jelenthet megoldást. Az internet és a felhőalapú rendszerek segítségével, hatékonyan, egyszerűen és jól mérhető formában alkalmazható a home ofice rendszer. Mire figyelj, hogyan alakítsd ki és mérd a teljesítményt ? Ezekre a kérdésekre és felvetésekre próbálok meg röviden rávilágítani ebben az írásomban.

Mit nyerhetsz a home officcal ?

Több előnye is van ennek a rendszernek, az egyik legfontosabb, hogy a mai változó gazdasági és kulturális környezetben könnyebben juthatsz megfelelő munkaerőhöz, mivel a földrajzi távolság már nem akadálya a munkavégzésnek. Ebből következik, hogy a munkába járás idejét és költségeit is megspórolhatod. A legtöbb munkavállaló, pláne abban a szektorban ahol a home office működőképes, már úgy értékeli a munkahelyét, hogy a fizetést és a munkára fordított időt (melybe az ingázás is beleszámít), valamint a munkavégzéséhez felmerülő költségeket (autóhasználat, bérlet, parkolás stb.) együtt kezeli. Arról nem is beszélve, hogy mondjuk egy napi 1,5 órás utazási időben mennyi egyéb hasznos dolgot lehetne csinálni. A másik előny, hogy sok esetben elegendő kisebb irodát fenntartani, ha mondjuk a munkavállalóid fele home officeban dolgozik.
A harmadik, hogy alacsonyabb bérszintet is elérhetsz, mert esetleg egy távolabb élő munkavállaló kevesebb bérét is elvégzi a munkát, illetve ebben a formában a részmunkaidős foglalkoztatás is sokkal egyszerűbb.
Végül de nem utolsó sorban bármilyen lokális vagy területi probléma merül föl, mint például helyi munkaerőválság, környezeti katasztrófa, egészségügyi krízishelyzet, járvány, stb. a céged sokkal kevésbé van kitéve ennek, így a versenyképességed és piaci pozíciód is javítod ezzel a megoldással.

Hogyan alakíts ki hatékony home office rendszert ?

Egy jól működő és hatékony home office rendszer kialakítása azért nem egyszerű és nem is rövid folyamat. Átgondoltságot, szervezettséget és fokozatosságot is követel, valamint időt és türelmet.
Mint minden szervezetfejlesztési projectet, a home office rendszert is csak egy megfelelően föltérképezett és definiált környezetben lehet hatékonyan kialakítani, ezért mindenképp szükséges a cég működési folyamatainak meghatározása és megfelelő kialakítása.
A folyamat fejlesztés külön tudomány és minden cég sikeres működésének egyik alapja. Lényege, hogy a cégen belüli működési folyamatokat leírjuk és egy folyamatábrában meghatározzuk. Ezután a folyamatok részleteit és útvonalát is definiáljuk, döntési jogkörökkel és kontrollpontokkal.
Ha a folyamatok megvannak, akkor elkészíthető a home office szabályzat, mely maga is egy folyamat. A szabályzatban a célok meghatározása, a kritériumok definiálása és a szükséges erőforrások rendelkezésre bocsátása is fontos dolog. Ezután kialakítható a home office feladat kiosztó, végrehajtó és kontroll rendszer.

Kezd egyszerűen de csináld nagyszerűen

Ahogy a bevezetőben is megjegyeztem egy home office rendszer kialakítása, pláne ha 5 nél több ember dolgozik ebben a rendszereben a cégen belül, akkor nem egyszerű és nem is gyors folyamat.
Jelentősen rövidíthető viszont egy megfelelő szakértő vagy project manager segítségével. Itt nem az a mérlegelendő kérdés, hogy az adott rendszer jelenleg mennyi előnyt jelent a vállalat számára és ez pénzben kifejezve milyen eredményt hordoz magában, hanem az, hogy a cég működési stratégiájába illetve fejlesztési irányaiba ez beilleszthető vagy sem. Amely cégek a home office rendszert működtetni tudják, hosszútávon biztosan nyernek vele, ezért minél előbb kezdik el kialakítani annál nagyobb lesz a versenyelőnyük a versenytársakhoz képest.
Tehát érdemes időt és erőforrást áldozni a home office rendszer kialakítására. Ami legalább ilyen fontos, hogy a munkatársakat érdekelté kell tenni a rendszer bevezetésében és működtetésében. Tehát csak olyan kollegákra érdemes ezt kiterjeszteni, akik akarnak sőt szeretnének és tudnak is otthonról dolgozni, illetve ezt a lehetőséget pozitívumnak élik meg és így is értékelik.
A rendszerben résztvevők segítsége és együttműködése nélkül, ugyanis nagyon nehéz kialakítani egy jó rendszert (ez minden vállalati folyamatfejlesztésre igaz).

Dolgozz hatékonyan és motiváld a kollegáid

A hatékonyság természetesen itt is nagyon fontos dolog, tehát ha a fönt leírt feltételeket megteremtetted, akkor a rendszer működtetését és fejlesztését is elkezdheted.
Ha kész a home office szabályzat és kialakításra került egy (legalább heti szintű) beszámoltatási rendszer, akkor kioszthatod a feladatokat és elindulhat a munka.
Kezdetben (az első pár hónapban) napi online meetingeket érdemes tartani, mondjuk reggel munkakezdéskor. Ez egyrészt jó, mert meggyőződhetsz arról, hogy mindenki felkelt és munkára kész, másrészt átbeszélheted és kioszthatod a napi feladatokat, illetve értékelheted az előző napi munkát.
Itt egy nagyon hatékony módszer, ha a munkavállalók beszélnek, te inkább csak kérdezel és jegyzetelsz, illetve segítesz értelmezni és megoldani a feladatokat, de hagyod, hogy ők maguk oldják meg azokat, illetve értékeljék az előző napi munkát. A kiscsoportos online meetingek 3-5 fő nagyon jók az ösztönzésre és csapatépítésre, de a személyes problémákat érdemesebb négyszemközt kezelni. Ne felejts el dicsérni és ha egy munka elakad, ne azt feltételezd elsőre, hogy az adott személy nem akarta megcsinálni, hanem inkább abból indulj ki, hogy lehet nem pontosan értette meg a feladatot. A távoli munkavégzés egy más típusú kommunikációt igényel mint a face to face munka.

Online platformok

A home office meetingekhez és kapcsolattartáshoz több hasznos alkalmazás, illetve szoftver is rendelkezésre áll. Ebből néhányat ajánlok az ismertebbek közül.

Microsoft Teams
Skype
Wiber
Zoom
Adobe connect
Google hangouts
Facebook live
Slack

Ezeken a csatornákon a folyamatos kommunikáció és a munkahelyi környezet fenntartása is nagyon jól kivitelezhető. Fontos ugyanis, hogy a munkavállalók folyamatosan érezzék és tudatában legyenek annak, hogy a csapat részei és együtt dolgoznak. Ez a moralitás és a hatékonyság szempontjából is lényeges.

Itt tennék egy rövid kitérőt, amire a bevezetőben nem beszéltem. A home office rendszernél fontos, hogy aki otthonról dolgozik annak áljon rendelkezésére a megfelelő környezet, tehát nem elég a laptop, számítógép és a telefon, de otthon kell egy nyugodt sarok, íróasztal és egyéb irodai eszközök amire a munkához szüksége van. Ezt már a rendszer indításakor ellenőrizni kell, hogy az eszközök és feltételek adottak e az otthoni munkavégzéshez.

A home office munka ellenőrzése

Ez az egyik leglényegesebb része a munkának, mivel a hatékonyság mindig az egyik legfőbb célunk. Sok cég, különböző IT megoldásokkal ellenőrzi a távoli munkát, de ez véleményem szerint nem jó megoldás. Egyrészt ezeket a rendszereket a munkavállalók nagyon hamar megtanulják átverni és kijátszani, másrészt mint tudjuk nem a munkával töltött idő hanem annak végeredménye a mérvadó. Ezért a napi online meetingeken kívül, ahol megbeszélitek az elvégzett feladatokat, a projectek állását valamint a problémákat és javaslatokat, mindenképp célszerű egy heti beszámoltatást írásban is (egységesített rendszerben, hogy összehasonítható és könnyebben elemezhető legyen) és egy havi összesített beszámolót is bevezetni.

… az előző részben a tulajdonosi értékmaximalizálás volt a témánk.

 

Munkaidő modellek – rugalmassággal a teljesítményért