Egy-egy folyamat tökéletesítésével, a folyamat láncok javításával és optimalizálásával rengeteg pénzt, időt és energiát lehet megtakarítani. A folyamat optimalizálás a mai modern nagyvállalatok működésének alapjait jelenti. Egy több ezer alkalmazottat és több milliárd dolláros árbevételt produkáló vállalat dollár milliókat veszíthet a nem jól átgondolt és nem optimális módon működő folyamatival.

Mára már nem csak a nemzetközi multinacionális cégek, de a közép és kisvállalatok sőt a mikro vállalkozások sem hagyhatják figyelmen kívül a folyamatoptimalizálásban rejlő lehetőségeket.

Már egy egyfős vállalkozás is komoly időt spórolhat azzal, ha a különböző szükséges tevékenységeket egy rendszerbe illesztve kezeli és így az adminisztrációs tevékenységek, anyagbeszerzés, járulékos tevékenységek (könyvelő, engedélyek, árajánlatok), gépjármű fenntartás és más egyéb, a működéshez szükséges tevékenységek ki vannak dolgozva és olyan folyamatban kezelik őket, melyek egymást segítik és semmiképp nem gátolják, tehát nem jelentenek idő vagy pénz veszteséget.

A folyamat tervezés és optimalizálás haszna és jelentősége azonban jellemzően a létszám növekedésével arányosan növekszik.

Folyamat fejlesztés a kisvállalkozásoknál

Egy 5-10 fős vállalkozás életében már közvetlenül is érezhető a jól felépített folyamatok fontossága. Ilyenkor már nem csak a tevékenységeket de a személyi feltételeket és az ezzel kapcsolatos feladatokat is kezelni kell. Gyakran előfordul, hogy egy alkalmazott kiesik a munkából de az általa végzett munka illetve tevékenység nem állhat meg. Ez csak úgy lehetséges, ha pontosan ki van dolgozva minden folyamat ami a tevékenység, a munkavégzés alatt előfordulhat, így a kieső ember könnyebben pótolható. Ennél a méretnél az is nagyon jellemző, hogy egy-egy ember komplexebb és több területet érintő munkát végez, melyre már érezhető hatása van a többi munkatárs munkájának és ugyanez az ellenkező irányba is igaz. Ilyenkor a nem optimalizált vagy nem standardizált folyamatok gyakran okozhatnak és okoznak is hibás munkavégzést, elhibázott döntéseket vagy csak fölöslegesen és párhuzamosan végzett feladatokat, adminisztrációt. Ezek pedig szintén értékes időt rabolhatnak el a produktív munkától.

Egy 10-50 fős közepes vállalkozás életében már azzal is számolni lehet, hogy munkatársak jönnek mennek, ilyenkor pedig elviszik magukkal az értékes tudást és információkat. Ez sok esetben rövidebb, hosszabb ideig komoly gondokat is okozhat a vállalkozás életében, amit a jól standardizált és kidolgozott folyamatokkal viszont el lehet kerülni. Ha minden folyamat jól ki van dolgozva, le van írva és a hozzá tartozó döntési mechanizmusok is tiszták, akkor egy új munkavállaló vagy akár egy helyettesítést végző munkatárs, pontosabban és hamarabb átlátja az adott területet.
Ilyen méretű cégeknél  hatványozottabban igaz, hogy a helytelen folyamatok miatt sok esetben káosz alakul ki a cégen belül, a feladatok nem a célszerűség, hanem belső erőviszonyok mentén szerveződnek. Átláthatatlanabbá vállnak a munkakörök, sok lesz a párhuzamos és fölösleges munkavégzés (2-3 ember is végez valamit egy adott munkából de nem egységes rendszerben, ezzel probléma forrásokat generálva), ez pedig értékes munkaidőt és ezzel pénzt von el a vállalkozás életéből. A hibás adatokról és hibás információkról nem is beszélve, melyek szintén jelentős veszteség forrásokat jelentenek.

Az 50 fő fölötti cégeknél, már a napi tevékenység során is, azonnal pénzben mérhetőek a folyamatok fejlettségei és állandósága. Ha ugyanaz a termelési vagy szolgáltatási folyamat, gyorsabban hajtható végre, kevesebb idő alatt, kevesebb veszteség (munka) idővel vagy kevesebb mellékidővel, akkor azzal a termelékenységet közvetlenül is javítani lehet és ezzel a jövedelmezőséget is. Nem mindegy, hogy mondjuk egy 50 fős vállalat, havi 25-30 milliós bér és járulék teher mellett, 100 milliós vagy 120 milliós árbevételt produkál. Mert amíg az árbevétel növekedés vagy csökkenés 20%, addig ugyanez a bértömegre vetítve 50-60% os eredménynövekedést vagy csökkenést is jelenthet.

Napi 24 perccel évi 18 milliót spórolhatsz

Egy 50 fős cég havi 8400 – 8500 munkaórát dolgozik normál működés mellett. Ha mondjuk ennek a munkaóra mennyiségnek csupán az 5% át sikerül megspórolni, az havi 1,5 millió forint többlet eredményt hordoz, ami éves szinten 18 millió forintos eredmény növekményt jelent, ami pontosan 15% os eredmény növekmény jelen példánál maradva.
Ehhez pedig csupán arra van szükség, hogy minden alkalmazott napi 24 perccel kevesebb idő alatt állítsa elő ugyanazt a teljesítményt. Ha azt vesszük, hogy egy napi 8 órás munkavégzés alatt, munkakörtől és feladattól függően 1-3 óra veszteség és mellékidőkkel lehet számolni, akkor ez a 24 perc viszonylag könnyen elérhető. Tehát nem arról van szó, hogy gyorsabban kell dolgozni a munkavállalónak, hanem arról, hogy kevesebb időt pazarolhat várakozásra, elkerülhető állásidőre, meg nem szerzett információ vagy alapanyag, eszköz, szerszám beszerzésére vagy fölöslegesen generált belső feszültségek kezelésére.

Ebből a példából is látható, hogy a folyamatok megfontolt és jó kidolgozása és pontos végrehajtása a vállalt életének minden területén értékes erőforrásokat szabadíthat fel és komoly hatással van a vállalat gazdasági eredményeire.

A folyamat fejlesztések hatásai

A megspórolt munkaidőn és kiadásokon és az optimalizált működésből eredő többlet eredményen kívül a jól optimalizált folyamatok, nem mellékesen jobb munkahelyi légkörhöz, a jobb minőségű munkához és egy átláthatóbb és kontrolálhatóbb működéshez is vezetnek.

A különböző módszerek mint a TQM, 6 Sigma, Kaizen stb. ismerik és használják a külső és belső vevők fogalmát, tehát mind a vállalat dolgozóit és csoportjait mind a vállalat üzleti partnereit, vevőit, beszállítóit a folyamatok részének tekintik és a folyamatok eredményeit minden szinten mérik és értékelik is. Ma már elengedhetetlen egy kis vagy közepes méretű vállalkozás életében is a folyamatoptimalizálás területe, melyhez a belső tapasztalat és szakemberek és a külső, megfelelő tapasztalattal rendelkező tanácsadók közös munkája képes eredményesen és a legtöbb fölösleges kudarcot elkerülve elvezetni.

A folyamatoptimalizálásban jártas szakemberek egybehangzó véleménye, hogy egy rosszul megtervezett folyamat is jobb mint egy nem létező folyamat, mert a rossz folyamatot lehet javítani a nem létező (nem tervezett) folyamat viszont mindig spontán eredményt hordoz, melyből nehéz következtetéseket leszűrni. Ez azt jelenti pontosabban, hogy ha valamit tervezetten hajtunk végre, akkor egy idő után jobban látszanak a hibák vagy azok a pontok ahol javíthatnánk, míg ha ugyanazt a folyamatot mindig máshogy hajtjuk végre akkor a hibák vagy a javítható pontok nem lesznek szembetűnők.
A másik alapigazság, hogy egy jó folyamaton is mindig lehet javítani. Ha nem a gyorsaságon akkor a hibaszázalékon, vagy az energia felhasználáson esetleg a minőségen vagy a pontosabb készlet gazdálkodáson, mely a vevők és beszállítók közti készletforgást, időt, befektetett eszközöket jelentheti. A folyamat fejlesztések a technológiák és más irányítási és gazdasági innovációk fejlődésével mindig fokozhatóak, mindig lehet új területet találni és érdemes is keresni mert a folyamat fejlesztések hatása minden szinten mérhető és érezhető, természetesen csak akkor ha jól csináljuk.

Mesterséges intelligencia A.I. és a B.I. terjedése